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福建省司法厅关于印发福建省公证窗口规范化建设标准的通知
发布时间:2011-09-02   发布机构:   来源:    【字体:

设区市司法局:

为切实提高我省公证窗口规范化建设水平,进一步树立公证行业形象,现将《福建省公证窗口规范化建设标准》(试行)印发给你们,请按照标准要求,扎实抓好公证窗口建设工作。

                                 二?一一年九月二日

 

福建省公证窗口规范化建设标准

(试行)

  一、办公场所建设标准

第一条  有固定的办公用房,市级公证处的办公场所面积300?以上,县级公证处的办公场所面积150?以上。

第二条  办公场所外醒目位置悬挂规范的公证机构名称牌匾,牌匾定期清洗,无污损。

第三条  办公场所内分区明确,功能齐全。

(一)设有公证员相对独立的办公空间、后勤人员办公室、会议室等办公用房。

(二)设立接待大厅(市级公证处接待大厅不小于50?,县级公证处接待大厅不小于30?)、文印室、财务室、水印纸保管室、档案室等业务用房,有条件的公证处要设立录音录像室。

(三)市级公证处应设立图书资料室。

第四条  接待大厅建设规范,标识明确。

(一)在接待大厅墙面的合适位置张贴公证徽章、公证机构名称。

(二)大厅柜台设立受理、收费、出证等窗口。

(三)服务信息公开。公证业务范围、公证办理程序、办理公证须知、公证服务社会承诺、公证人员服务守则、公证收费标准、公证员或公证人员名录、监督投诉电话和举报信箱、社会行风监督员名单等应当上墙公示,接受社会监督。

第五条  按照公证专用水印纸管理制度的要求,购置水印纸专用保管设备,安装警报系统,建立与当地110联动的机制。

第六条  档案室通风透气、防潮防湿,置备铁皮柜或密集架等公证卷宗保管设备,严格按照公证档案管理制度的规定收集、整理、保管和使用公证卷宗。

二、服务设施建设标准

第七条  配备办理公证业务所需的电脑(做到公证员人手一台)、打印机、传真机、复印机、照相机、摄像机、二代身份证识别仪、扫描仪以及交通工具。

第八条  适应公证信息化建设要求,建立公证处内部局域网络,并配备交换机、政务外网专线等硬件设施。

第九条  便民设施齐备,性能完好。

(一)接待大厅配备座椅、饮水机、纸杯等便民设施,保持干净整洁。公证处可根据实际需要配备电子排队叫号系统。

(二)接待大厅放置写字台,配置书写笔、老花眼镜等物品,并保持物品性能完好;摆放相关表格填写模板,方便当事人参照填写。

第十条  设置引导牌和办理业务流程图,方便群众办理相关手续。还可根据公证业务量和群众需要设立引导员。

三、管理制度建设标准

第十一条  完善内部管理制度。

(一)建立处务会议事制度,提高议事决策的民主化、科学化水平。

(二)落实文明办证规定,严格执行首问负责制度、一次性告知制度、重大疑难案件集体讨论制度、错假证责任追究制度和请示报告制度、拒绝受理报备制度等业务管理制度。

(三)建立公证处内部质量控制机制,落实公证质量管理规定的要求,提升公证质量;及时办理有关公证书复查争议投诉,化解矛盾纠纷。

(四)建立完善信息化管理制度,指定人员及时更新、上报相关数据信息。

(五)建立业务接待受理制度。公证员轮流到接待大厅值班,解答相关业务咨询,受理有关业务申请。逐步推行公证员节假日值班制度。

(六)遵守法定回避制度,不得为本人及近亲属办理公证或办理与本人及近亲属有利害关系的公证。

(七)履行执业保密义务,不得泄露在执业中知悉的国家秘密、商业秘密或个人隐私,不得利用知悉的秘密为自己或他人谋取利益。

(八)健全财务制度,加强财务管理,增强公证处自主管理、自我发展的能力。

第十二条  加强人员日常管理

(一)公证员统一着公证制服,仪表稳重大方。

(二)摆放桌牌,佩戴工号牌,实行挂牌上岗。

(三)服务积极主动,用语规范,文明礼貌。

(四)熟练使用相关办证软件和管理软件。

(五)遵守公证员执业道德基本准则的有关规定。

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